Klauzula informacyjna

Czynność przetwarzania: obsługa korespondencji przy użyciu elektronicznych środków komunikacji

Obowiązek informacyjny z art. 13 RODO

Kontaktując się z nami wypełniając formatkę kontaktową, wysyłając do nas wiadomość przy użyciu poczty elektronicznej, platformy ePUAP lub systemu e-Doręczeń – wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych w celu obsługi korespondencji pomiędzy Tobą, a administratorem.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tekst w języku polskim: Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, Nr 4.5.2016) (RODO) informujemy, iż:

a) administratorem Pana/Pani danych osobowych jest:

Gmina Kołbiel ul. Szkolna 1, 05-340 Kołbiel
reprezentowana przez Wójta Gminy Kołbiel
Dane kontaktowe: Urząd Gminy w Kołbieli, ul. Szkolna 1
tel. 25 757 39 92, fax. 25 757 39 97, email: gmina@kolbiel.pl

b) dane kontaktowe inspektora ochrony danych: email: iodo@kolbiel.pl

c) Pana/Pani* dane osobowe przetwarzane są w celu prowadzenie rejestru korespondencji (przyjmowania korespondencji i udzielania na nią odpowiedzi) oraz wypełnienia przez administratora zadań określonych w przepisach szczególnych określających zakres jego działania np. wydawania decyzji administracyjnej, postanowienia lub innego działania wynikającego z przepisów prawa, umowy lub Pana/Pani zgody.

d) podstawą przetwarzania Pana/Pani danych osobowych jest niezbędność wypełnienia przez administratora danych obowiązku prawnego, a podstawą prawną są następujące przepisy: Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2026 r., poz. 662 z późn. zm.), oraz rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67).

e) Pana/Pani dane osobowe możemy przekazywać i udostępniać wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa są nimi np.: sądy, organy: ścigania, podatkowe oraz inne podmioty publiczne, gdy wystąpią z takim żądaniem, oczywiście w oparciu o stosowną podstawę prawną. Pana/Pani dane osobowe możemy także przekazywać podmiotom, które przetwarzają je na zlecenie administratora tzw. podmiotom przetwarzającym, są nimi np.: podmioty świadczące usługi informatyczne, telekomunikacyjne, pocztowe i inne. Jednakże przekazanie Pana/Pani danych nastąpić
może tylko wtedy, gdy zapewnią one odpowiednią ochronę Pana/Pani praw.

f) administrator danych nie ma zamiaru przekazywać Pana/Pani danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym również do takich w stosunku do których Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony.

g) okres, przez który dane osobowe będą przechowywane: w zależności od charakteru korespondencji (np. korespondencja związana z roszczeniami do 10 lat, inna korespondencja – stosownie do przepisów regulujących kwestię, której dotyczy
korespondencja).

h) przysługuje Panu/Pani prawo do żądania od administratora danych dostępu do danych osobowych Pana/Pani dotyczących oraz ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.

i) przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do polskiego organu nadzorczego lub organu nadzorczego innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu lub pracy lub ze względu na miejsce domniemanego naruszenia RODO.

j) podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne w celu rejestracji korespondencji i udzielenia na nią odpowiedzi, a także załatwienia sprawy, o ile korespondencja taki uprawniony wniosek zawiera. W przypadku niepodania danych korespondencja nie będzie procesowana.

k) w ramach prowadzenie rejestru korespondencji (przyjmowania korespondencji i udzielania na nią odpowiedzi) nie są podejmowane zautomatyzowane decyzje. Dane osobowe nie są profilowane.