Rejestr zmian

Uzyskaj odpis aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu)

Gdy kierownik urzędu stanu cywilnego (USC) zarejestruje urodzenie, małżeństwo lub zgon, dostaniesz bezpłatnie odpis skrócony aktu. Za każdy kolejny odpis aktu zazwyczaj trzeba zapłacić opłatę skarbową. Odpis możesz dostać w formie papierowej lub elektronicznej.

Kto może uzyskać

Każda osoba, której akt dotyczy, oraz:

•     jej małżonek,
•     zstępni, wstępni, rodzeństwo,
•     przedstawiciel ustawowy (na przykład rodzic) lub opiekun,
•     osoba, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu (czyli uzasadni interes, który wynika z przepisów prawa, i      przedstawi odpowiednie dokumenty – na przykład zobowiązanie sądu),
•     sąd,
•     prokurator,
•     organizacja społeczna, jeśli uzasadni to swoimi celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny,
•    instytucja administracji publicznej (na przykład urząd gminy), jeżeli jest to konieczne do realizacji jej ustawowych zadań.

Wniosek o odpis aktu stanu cywilnego możesz złożyć osobiście lub przez pełnomocnika. Dowiedz się w urzędzie, jak załatwić sprawę przez pełnomocnika.

Zstępni, to potomkowie danej osoby: dzieci, wnuki, prawnuki.

Wstępni, to członkowie rodziny, od których wywodzi się dana osoba: rodzice, dziadkowie, pradziadkowie.

Co musisz przygotować

1.     wniosek o odpis aktu stanu cywilnego. Dostaniesz go w USC. We wniosku zaznacz, w jaki sposób chcesz otrzymać odpis.

    Masz 3 możliwości:

• odebrać osobiście w USC – odpis w formie tradycyjnej (papierowy),
• dostać pocztą – odpis w formie tradycyjnej (papierowy),
• dostać w formie elektronicznej na swoją skrzynkę Gov (ePUAP). Pamiętaj, że w formie elektronicznej nie dostaniesz wielojęzycznego odpisu skróconego,

    2. potwierdzenie opłaty skarbowej (na przykład potwierdzenie przelewu lub pokwitowanie, które otrzymasz w kasie urzędu),

   3. jeśli chcesz dostać odpis dotyczący osoby z dalszej rodziny (która nie jest twoim współmałżonkiem, wstępnym, zstępnym    lub rodzeństwem) lub osoby spoza rodziny – dokument, który potwierdzi twój interes prawny,

    NIE musisz dołączać do wniosku żadnego dokumentu, który potwierdzi twój interes prawny, jeśli akt dotyczy:

•    ciebie,
•    twojego współmałżonka lub rodzeństwa,
•    twoich wstępnych lub zstępnych,
•     dokument tożsamości (na przykład dowód osobisty lub paszport).

Gdzie składasz wniosek

W dowolnym urzędzie stanu cywilnego w Polsce.

Ile zapłacisz

    22 zł – za odpis skrócony aktu stanu cywilnego (także za odpis wielojęzyczny w formie papierowej),

    33 zł – za odpis zupełny aktu stanu cywilnego.

Jeśli załatwiasz sprawę przez pełnomocnika – zapłacisz dodatkowo 17 zł za pełnomocnictwo.

Możesz zrobić przelew na konto urzędu, do którego wysyłasz wniosek. Zachowaj dowód opłaty.

Odpis aktu możesz dostać bezpłatnie. Nie zapłacisz za odpis, jeśli potrzebujesz go na przykład w sprawie:

•   uzyskania dowodu osobistego lub paszportu,
•   świadczenia socjalnego, pomocy społecznej,
•   ZUS (ubezpieczenia społecznego, ubezpieczenia zdrowotnego),
•   alimentów,
•   przyznania opieki, kurateli, adopcji,
•   zatrudnienia, wynagrodzenia za pracę.

Napisz we wniosku, w jakiej sprawie potrzebujesz odpisu. Wszystkie przypadki, w których nie zapłacisz za wydanie odpisu, określa ustawa o opłacie skarbowej.

Ile będziesz czekać

Odpis dostaniesz:

•  jeśli akt jest w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego – w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia, w którym wniosek wpłynął do urzędu,
• Akty są sporządzane w rejestrze od 1 marca 2015 roku. Akty sporządzone w papierowych księgach przed tą datą muszą być do niego przeniesione. Dlatego może to zająć więcej czasu.
•  jeśli złożysz wniosek w USC, w którym jest akt w formie papierowej, ale nie został on jeszcze przeniesiony do rejestru – w ciągu 7 dni roboczych od dnia, w którym złożysz wniosek,
•  jeśli złożysz go w USC, który nie ma aktu w formie papierowej i nie został on jeszcze przeniesiony do rejestru – w ciągu 10 dni roboczych od dnia, w którym złożysz wniosek.

Kierownik USC może odmówić wydania odpisu aktu stanu cywilnego, jeśli na przykład chcesz dostać odpis aktu innej osoby, ale nie masz do tego prawa. Dostaniesz wtedy decyzję administracyjną o odmowie. Jeśli kierownik USC wyda ci taką decyzję, masz 14 dni, aby się od niej odwołać do wojewody, któremu podlega USC. Odwołanie złóż za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję.

Rodzaje odpisów – informacje

Możesz uzyskać:

    1. odpis skrócony aktu:

•   urodzenia,
•   urodzenia dziecka, które urodziło się martwe,
•   małżeństwa,
•   zgonu,

    2. wielojęzyczny odpis skrócony aktu (nie wymaga tłumaczenia, może być ci potrzebny, gdy będziesz załatwiać sprawy za granicą):

•   urodzenia,
•   małżeństwa,
•   zgonu,

    3. odpis zupełny aktu:

•   urodzenia,
•   małżeństwa,
•   zgonu,
•   zgonu osoby o nieustalonej tożsamości.

Odpis skrócony aktu stanu cywilnego pokazuje aktualną treść aktu. Uwzględnia on zmiany, jakich dokonano w akcie.

Odpis zupełny aktu stanu cywilnego zawiera więcej informacji niż odpis skrócony – stanowi dokładne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego z chwili jego sporządzenia wraz z treścią późniejszych wpisów (zmian).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity — Dz.U. z 2018 r. poz. 2224 z późn. zm.)

Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity — Dz.U. z 2019 r. poz. 1000 z późn. zm.)

Konwencja nr 16 Międzynarodowej Komisji Stanu Cywilnego sporządzona w Wiedniu 8 września 1976 r. dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów aktów stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. nr 166 poz. 1735)